Daha az okuyarak iş yerinde verimlilik nasıl artırılır

Kısaca, iş yerinde verimlilik nasıl artırılır sorusunun cevabı şu: bitirdiklerinizi saymayı bırakın, içeri aldıklarınızı saymaya başlayın. Kaybedilen saatlerin çoğu yavaş çalışmadan değil; planlanmamış okumadan, yarım kalmış yanıtlardan ve "sonra bakarım" diye açık bırakılan sekmelerden gelir. Girdiyi kısın, korunmuş tek bir zaman bloğu ayırın. Çıktı kendiliğinden takip edecektir.

Bu, çoğu verimlilik tavsiyesinin öne sürdüğünden daha küçük bir iddia. Ama Cuma gününe kadar test edebileceğiniz bir iddia.

Çalışma günü gerçekte nereye gidiyor?

İki hafta boyunca bir kayıt tuttum. Her görev değiştirdiğimde tek satır yazdım. Dördüncü günde ortaya çıkan tablo utanç vericiydi: işin kendisi iyiydi. Sorun geçişlerdi.

Bu konudaki en bilinen araştırma, Kaliforniya Üniversitesi Irvine'den Gloria Mark'a ait. Ekibi ofis çalışanlarını gözlemledi ve bir kesintiden sonra göreve dönmenin yaklaşık 23 dakika sürdüğünü buldu. Rakamı Fast Company'deki görev geçişinin maliyetini anlatan yazıda bulabilirsiniz. Rakamı gevşek tutun. Orijinal çalışma geniş bir dalgalanma bildiriyor ve aynı proje içindeki kısa kesintiler, tamamen başka bir işe geçmekten çok daha ucuz.

Çekinceler elendikten sonra geriye kalan, sorunun şekli. Bir geçişi başlatmak ucuz, ondan toparlanmak pahalı. Mark'ın verisinde bu geçişlerin yaklaşık yarısı kendi kendimize yapılmıştı.

İkinci nokta önemli. Kesintilerin yarısı sizden geliyorsa, daha iyi bir gelen kutusu kuralı günü kurtarmaz.

Uzun bir yapılacaklar listesi neden işleri kötüleştirir?

Yapılacaklar listesi, geri basıncı olmayan bir kuyruktur. İstediğiniz her şey eklenebilir, hiçbir şeyin çıkması gerekmez ve gördüğünüz her madde küçük bir karar maliyeti doğurur.

Altmış maddelik bir liste tutardım. Her sabah bakar, meşgul hisseder ve en kolay olanı seçerdim. Zor, önemli iş kırkıncı sırada üç hafta boyunca bekledi.

Çözüm daha iyi bir uygulama değildi. Daha kısa bir liste ve bir kuraldı: günlük üç madde, bir gece önce yazılmış, birinin rahatsız edici olması. Geri kalan her şey bir park notuna girer; onu haftada bir okur ve çoğunu silerim.

Her öğeyi renge göre kategorize etmeyi isteyen sistemleri atlayın. Kategorilendirme, işin kendisi haline gelir.

Maddelerin biçimi de önemli. "Proje planını hazırla" gibi bir madde, sabah masaya oturduğunuzda hangi işe başlayacağınızı söylemez. "Taslağın ilk üç başlığını yaz" gibi bir madde söyler. Belirsiz maddeler gün boyunca yeniden karar ister ve bu tekrar, tek tek küçük ama toplamda ağır bir yüktür.

Korunmuş bir blok gerçekte nasıl görünür?

"Derin çalışma" bir slogana dönüştü; o yüzden sade hâlini anlatayım. Her gün aynı saatte, bildirim merkezi kapalı ve telefon başka odada, tek bir doksan dakikalık blok.

Sabah olması gerekmez. Benimki ortalarda, çünkü o saatte ekibim sessiz. Kendinizi en keskin hissettiğiniz saatleri değil, en az ihtiyaç duyulacağınız saatleri seçin.

Blok sırasında bir fikir ya da bir mesaj aklınıza gelirse ne yapacağınızı önceden kararlaştırın. Cevap genellikle üç seçenekten biridir: hemen yapılabilecek kadar küçükse yapın, park listesine yazın ya da bloğun sonunda bakın. Bu karar bir kez verildiğinde zihniniz sizi her dakika yoklamaz.

Üç ayrıntı bunu ya tutar ya bozar:

• Birine nerede olduğunuzu söyleyin; sessizlik yokluk gibi algılanmasın.

• Başlamadan önce tek hedefi bir fişe yazın; böylece bloğun bir sonu olur.

• Yanınızda kısa bir "sonra bakılacaklar" listesi tutun; aklınıza gelen küçük bir düşünce yeni bir tarayıcı sekmesine dönüşmesin.

Bu son hile bildiğim en ucuz hile. Yazılan bir düşünce, artık zihninizde tutmak zorunda olmadığınız bir düşüncedir.

Kimsenin ölçmediği gizli maliyet: okunacaklar yığını

İnsanlara haftalarını neyin yediğini sorun; çoğu toplantıları söyler. Bu adil. Ama daha az ölçülen ikinci bir yığın var: davetsiz gelen okumalar. Sektör bültenleri, uzun konu zincirleri, bir iş arkadaşının "bir bakmaya değer" dediği bağlantı, üç kanala düşmüş bir satıcı raporu.

Hiçbiri acil değil. Hepsi biraz zorunlu hissettiriyor. Bu yüzden açık kalıyorlar ve açık sekmeler, koruduğunuz her bloğa sizi takip ediyor.

Kaydetme alışkanlığı da kendi yığınını üretir. Bir yazıyı kaydetmek, onu okumak için verilmiş küçük bir sözdür ve söz tutulmadığında zihninizde açık bir döngü bırakır. Bu yüzden kaydetmeden önce tek bir soru sorun: bu hafta bunu gerçekten okuyacak mıyım?

Benim kuralım net. Kaydettiğim her okuma bir hafta içinde karara bağlanır: okunur, özetlenir ya da silinir. Kuyruğun kısa olması serbest. Bir müzeye dönüşmesine izin yok.

Çoğu zaman bir özet yeter. Kırk sayfalık bir rapor sizin için önemliyse, ilk işe yarar soru şu: 150 kelimede bu benim için önemli mi? Cevap genellikle geri kalanını okuyup okumayacağınızı gösterir. Bu adımda yardımcı bir araç istiyorsanız, iyi vurgulama özelliği olan bir "sonra oku" uygulaması işin büyük kısmını yapar.

Ama sınırı dürüstçe kabul edin. Özet, bir metnin ne dediğini söyler; ona inanıp inanmadığınızı söyleyemez. Üzerine harekete geçeceğiniz şeyler için orijinali okuyun.

Hangi toplantılar yazılı bir nota dönüşebilir?

Toplantılara karşı değilim. Karşı olduğum şey, tek çıktısı insanların artık aynı şeyi bildiği toplantılar. Bu bir toplantı değil, bir belgedir.

Kullandığım bir test var: gündemde "güncelleme" ya da "paylaşım" gibi bir fiil varsa ve "karar vermek" gibi bir fiil yoksa, büyük olasılıkla bir günlük yorum süresi açık yazılı bir nota dönüşebilir. Birçok ekip bunu sessizce zaten böyle yapıyor.

Toplantı yapıldığında asıl değerli şey kayıttır. Biri toplantıyı atlayıp yine de neyin kararlaştırıldığını, kimin neyin sahibi olduğunu ve ne zamana kadar bitmesi gerektiğini bilebilmelidir. Kayıt ve metne dökme yardımcı olur; ama çıktıyı gerçekten birinin okuması şartıyla. İnsanların unuttuğu kısım da tam bu.

Yazılı notun da bir kalıbı olmalı: karar, sahip, tarih. Üç başlıktan fazlası yoksa, notu okuyan kişi bir dakikada ne yapacağını bilir.

Toplantılarınız çoğunlukla dış görüşmelerse, düz bir metin dökümü aracı yeterlidir. Bir platforma ihtiyacınız yok; perşembe günü açacağınız, içinde arama yapılabilen bir metin dosyasına ihtiyacınız var.

Bir uyarı: dökümler kendi okuma yığınını yaratır. Her şeyi kaydedip hiçbirini okumazsanız, bir yığını başka bir yığınla değiştirmiş olursunuz. Hangi toplantıların döküm hak ettiğini ve hangilerinin üç satırlık notla yetindiğini önceden belirleyin.

Yapay zeka asistanlarına ne kadar güvenmelisiniz?

Dar kapsamda kullanıldığında, zaten anladığınız işlerdeki sürtünmeyi azaltırlar: rutin bir e-postanın ilk taslağını yazmak, dağınık notları toparlamak, uzun bir konu zincirinden aksiyon maddelerini çıkarmak. Geniş kapsamda kullanıldığında ise birinin hâlâ kontrol etmek zorunda olduğu, yeterince yetkin görünen çok fazla metin üretirler.

Çalışma kuralım şu: yanlış bir cevabı fark etmesi ucuz, yalnızca zaman açısından pahalı olan işlerde kullanın. Bir belgeyi yeniden biçimlendirmek: evet. İmzalayacağınız bir sözleşmeyi özetletmek: sözleşmeyi okuyun.

Bir de gizlilik meselesi var. Bir asistana yapıştırdığınız metin çoğu zaman sizin ya da başkalarının bilgisidir. Hangi bilgiyi paylaşabileceğinizi, aracın ayarlarında ve şirketinizin kurallarında önceden kontrol edin. Bu kontrol on dakika sürer; sonradan yaşanacak bir sorun ise çok daha uzun sürer.

Hangi aracı seçerseniz seçin, iki hafta boyunca ölçün. Ne kadar dakika kazandırdığını söyleyemiyorsanız, muhtemelen hiçbir şey kazandırmamış ve bir abonelik maliyeti yaratmıştır.

E-postayı ve sohbeti hayatınızı yönetmeden nasıl takip edersiniz?

Bunları konuşma değil, posta gibi görün. Gün içinde üç kontrol zamanı belirleyin; mesela saat on, bir ve dört buçuk, her biri on dakika sınırlı. İki dakikadan fazla sürecek her şey hemen yanıtlanmak yerine park notuna eklenir.

İnsanlar bunun yavaş görüneceğinden endişelenir. Benim deneyimime göre güvenilir görünür. Her seferinde üç saat içinde yanıt veren bir meslektaş, pazartesi üç dakikada, perşembe üç günde yanıt veren birinden daha kolay planlanır.

Beklentiyi bir kez, yazılı olarak belirleyin. Durumunuzda ya da imzanızda tek bir satır, örneğin "Mesajlarıma 10, 13 ve 16.30'da bakıyorum; bekleyemiyorsa arayın", suçluluk hissinin çoğunu alır. Ayrıca gerçekten beklemeyecek kaç şey olduğunu da ortaya çıkarır.

Gerçekçi bir hafta nasıl görünür ve neyi atlamalısınız?

Benimki kısaltılmış hâliyle şöyle: pazartesi sabahı otuz dakika, park notunu boşaltmak ve haftanın tek hedefini belirlemek. Her gün, bir gece önce yazılmış üç madde ve bir doksan dakikalık blok. Çarşamba, kaydedilmiş okumalar için karar günü: oku, özetle ya da sil. Cuma öğleden sonra beş dakika, bitirilen maddeleri ve artakalan sekmeleri saymak.

Bu, hafta boyunca iki saatten az bir yük demek. Yükün çoğu, bir zamanlar belirsiz bir suçluluk hissiyle geçirdiğim zamanın yerini alıyor.

Kriz haftasında işe yaramaz ve yaramasına da çalışmamalı. Bir lansman ya da bir kesinti tüm haftayı ele geçirdiğinde ritüelleri bırakın, sadece üç maddelik listede kalın. Sistemi bir sonraki pazartesi, kendinize ders vermeden yeniden alın.

İlk iki hafta daha yavaş hissettirmesi beklenmeli. Kolay maddeleri temizlemekten gelen küçük ilerleme hissini kaybediyorsunuz; yerine daha az sıklıkta yapılan daha zor bir iş geliyor. Bu rahatsızlık, sistemin bir şey yaptığının işaretidir.

Kısa bir liste, çünkü görüşler sistemlerden daha ucuzdur:

• Hazırladığı plandan daha uzun süren karmaşık planlama ritüellerini atlayın.

• Her zaman açık sohbet penceresini atlayın. Postaya bakar gibi belirli saatlerde bakın.

• Her şeyi kendiliğinden düzenlemeyi vaat eden araçları atlayın. Yine de düzenleyiciyi düzenlemek zorunda kalırsınız.

• İşiniz e-posta değilse, sabah ilk iş e-postaya bakmayı atlayın.

• Sabah rutinleri hakkındaki herkesin en iyi anlarıyla kendi çıktınızı kıyaslamayı atlayın.

Bunların hiçbiri sert değil. Sadece saat başına daha az karar.

Haftanın sonunda kısa bir not bırakın: neyin işe yaradığını ve neyin ağır geldiğini iki cümleyle yazın. Bir sonraki hafta bu notu okuduğunuzda, sistemi büyük kararlarla değil küçük ayarlarla değiştirirsiniz.

Verimliliğin işe yarayıp yaramadığını nasıl anlarsınız? Çalışılan saatleri ölçmeyin. İki şeyi ölçün: günlük üç maddenin kaçını bitirdiniz ve Cuma gününe kaç açık sekme ya da okunmamış madde taşıdınız. Bunu bir Cuma öğleden sonra, düz bir defterle beş dakikada kontrol edin. Üç hafta boyunca ilk sayı artar, ikincisi azalırsa değişiklik gerçektir. Hiçbiri kıpırdamıyorsa, tek bir şeyi değiştirin, blok süresini ya da liste uzunluğunu, ve yeniden deneyin.

Ben de hâlâ kayıyorum. Geçen ay park notu yeniden kırka çıktı ve bir hafta gereksiz yere geride hissettim. Bunların otuzunu silmek on dakika sürdü.

İş yerinde daha iyi verimlilik büyük ölçüde neyi içeri aldığınızla ilgilidir. Oradan başlayın ve alışkanlığı hırstan daha küçük tutun.