Action Items: co to znaczy i dlaczego to bardzo ważne

Action Items: co to znaczy i dlaczego wiele artykułów nie ich wymaga

Action items co to znaczy? To pytanie fundamentalne stoi na początku każdej decyzji o artykule. Większość artykułów, które zapisujesz, nie wymaga zadań do zrobienia. Te, które je wymagają, rozpoznasz w ciągu dwóch minut: mówią ci, żeby zmienić coś konkretnego, a nie tylko żeby o tym pomyśleć. Action item to jedno zdanie. Co zrobisz i do kiedy. Jeśli zapisany artykuł nie może dać ci tego zdania, zasługuje na streszczenie i półkę w archiwum, nie na zadanie. To filtr, wokół którego zbudowany jest ten tekst, sprawdzony przez sześć tygodni z naprawdę pełną listą artykułów do przeczytania.

Streszczenie mówi, co artykuł mówi. Action item mówi, co zrobisz.

Te dwie rzeczy brzmią podobnie, dopóki ich nie napiszesz. Streszczenie tekstu o zimnych mailach może brzmieć tak: "autor argumentuje, że personalizacja pokonuje wolumen, i że większość zimnych emaili upada już w pierwszej linii, nie w ofercie". Prawdziwe, użyteczne, kompletne jako zapis.

Action item z tego samego artykułu brzmi inaczej: "przepisz pierwszą linię moich trzech następnych emaili zanim przyjdzie piątek". Jeden to zapis idei. Drugi to zobowiązanie z terminem dołączonym do niego.

Narzędzia do czytania są już dobre w pierwszym zadaniu. Wklej link, otrzymaj 150 słów, wiesz, co artykuł mówił. Czyta się szybko, pochłania esencję. Do czego nie są przystosowane, to drugie zadanie, bo decyzja, co naprawdę zrobić z ideą, to nie problem streszczania. To problem separacji ważności, który następuje po streszczeniu, nie wewnątrz niego. Narzędzie nie może za ciebie zdecydować, czy tekst zasługuje na działanie.

Drugi przykład, bardziej techniczny: artykuł o indeksach bazodanowych. Streszczenie jest proste: "indeksy złożone na dwóch najczęściej filtrowanych kolumnach zmniejszają czas wykonania tego zapytania". Action item, jeśli istnieje, jest jeszcze węższy: "dodaj indeks złożony na account_id i created_at do tabeli zamówień przed następnym deploymentem". Zwróć uwagę, co nie przeszło. Subtelność streszczenia o planistach zapytań i kardynalności zostaje w streszczeniu, gdzie powinna być. Action item zachowuje tylko to, co się zmienia w poniedziałek.

Dlaczego twoja lista do przeczytania zachowuje się jak notatki ze spotkania bez czynności

Narzędzia do notatek ze spotkań rozwiązały wersję tego problemu lata temu. Narzędzie słucha godzinę rozmowy i oddaje dwie różne rzeczy: streszczenie tego, o czym rozmawiano, i krótką listę, kto co robi do kiedy. Nikt nie myli tych dwóch. Streszczenie trafia do wiki. Action items trafiają do czyjejś kalendarza.

Twoja lista artykułów do przeczytania takiego podziału nie dostaje. Czterdzieści zapisanych linków siedzi w jednej niezdróżnicowanej stercie, i każdy z nich traktowany jest w taki sam sposób: przeczytaj kiedyś, albo nie. Nie ma odpowiednika "przypisane Mateuszowi, do piątku" dla przewodnika o przepisywaniu emaili zaproszeniowych, który zapisałeś trzy tygodnie temu. Idea i zadanie żyją w tym samym zdaniu, i żadne z nich się nie realizuje.

Rozwiązaniem nie jest mądrzejsze narzędzie do streszczania. To separacja dwóch wyjść w ten sam sposób, w jaki robią to narzędzia do spotkań: co mówi artykuł, w jednym polu, i czy zarobił sobie na zadanie, w innym, znacznie mniejszym polu.

Narzędzia zbudowane specjalnie dla spotkań biorą ten podział za pewnik, bo notatki ze spotkania bez action items dołączonych do nich są oczywiście niekompletne. Nikt nie wydawałby narzędzia do notatek ze spotkań, które tylko generuje streszczenie. A jednak to dokładnie to, co wydaje większość narzędzi do czytania, i czytelnicy cicho to zaakceptowali, bo sterta nieprzeczytanych artykułów nie wygląda na zepsutą w taki sam sposób, w jaki wygląda niezanotowana notatka ze spotkania. Po prostu wygląda na poniedziałek.

Reguła jednego ruchu: co najwyżej jeden action item na artykuł

Tutaj większość porad zmienia kierunek. Powszechną rekomendacją jest zamienienie każdego godnego artykułu w zadanie, co brzmmi dyscyplinowanie i daje efekt odwrotny: listę zadań z czterdziestoma otwartymi pozycjami, połową niejasnych, żadną się nie zamykającą. Pomiń to.

Reguła, która rzeczywiście się sprawdza przez sześć tygodni: jeden artykuł, jeden ruch, albo nic. Nie trzy punkty o "rzeczach do rozważenia". Jeden czasownik, jeden obiekt, jeden termin. "Przepisz pierwszą linię moich trzech następnych emaili zanim przyjdzie piątek" przetrwa tę regułę. "Pomyśl więcej o personalizacji w outreachingu" tego nie robić, i trafia do archiwum bez poczucia winy.

Większość zapisanych linków, szczerze, powinna wytwarzać zero action items. Esej o historii zimnych rozmów telefonicznych warto przeczytać i jest wart dokładnie nic na liście zadań. Wymuszanie zadania z niego tylko po to, by czuć się produktywnie, to dokładnie dlatego, lista przestaje cokolwiek znaczyć. Reguła jednego ruchu działa dokładnie dlatego, że czyni "nic" akceptowalną, częstą odpowiedzią.

Jest druga, cichsza korzyść. Kiedy artykuł wciąż produkuje ten sam możliwy action item, tydzień za tygodniem, to powtórzenie to informacja. Trzy oddzielne teksty sugerujące "uprość formularz rejestracji" to silniejszy sygnał niż którykolwiek z nich sam. To głos tych trzech artykułów mówiący rzecz istotną dla twojej pracy. To sygnał, który widzisz tylko jeśli byłeś dość dyscyplinowany, żeby odrzucić słabsze, niejasne wersje tego zadania za pierwszym i drugim razem. Większość ludzi nigdy tego nie dostrzega, bo ich listy zadań są pełne wersji słabych.

Jak wygląda prawdziwy action item: trzy przykłady z mojej kolekcji

Trzy z rzeczywistych testów, zapisane tak, jak były napisane w tamtym czasie.

Z tekstu o stronach cenowych: "Przenieś sekcję FAQ nad tabelę cen na stronie lądowania, w tym tygodniu". Konkretna strona, konkretna zmiana, konkretne okno czasowe.

Z długiego eseju o komunikacji asynchronicznej: nie ma action item. Dobry esej, nic do zmiany w poniedziałek. Zawartość w kategorii "przeczytano, nie zrealizowano", co jest uzasadnionym wynikiem.

Z analizy procesu rejestracji konkurenta: "Zmniejsz formularz rejestracji z sześciu pól do trzech, przed następnym wydaniem". Znowu: czasownik, obiekt, termin, i nic o "rozważeniu" czy "eksploracji".

Czwarty, z newslettera o rozmowach z klientami: "Wyślij pięciu istniejącym klientom tę samą ankietę z trzema pytaniami, do końca tygodnia". Nie "dowiedz się więcej o potrzebach klientów", co mówi streszczenie. Action item podaje dokładną liczbę ludzi, dokładną liczbę pytań i dokładny termin.

Struktura Asany na to, zbudowana dla spotkań ale przenośna na czytanie, dzieli się na kto, co, kiedy i dlaczego. Dla samotnego czytelnika "kto" to zawsze ty, więc zdanie załamuje się do trzech części: czasownika, konkretnej rzeczy, daty. Własny rozkład Asany tego formatu to użyteczna weryfikacja zanim to napiszesz: jeśli brakuje którejś z trzech części, to nie jest jeszcze action item, to nadzieja.

Gdzie kończą się narzędzia do podsumowania i zaczynają się action items

Narzędzia zbudowane do kompresji artykułów, aisummary włącznie, są optymalizowane do kompresji: weź 2000-słowny tekst, oddaj argument w 150 słowach. To inne zadanie niż decyzja, czy tekst zarobił sobie na zadanie, i większość narzędzi do podsumowania nie próbuje robić obu. Nie powinny musiały. Kompresja i separacja są odrębnymi umiejętnościami, i mieszanie ich razem to dokładnie jak dostajesz streszczenie, które cicho ukrywa jedyną linię, która liczyła się.

Praktyczne dzielenie: pozwól narzędziu do podsumowania pracować na twój rachunek, potem uruchom regułę jednego ruchu na streszczeniu ręcznie, albo w lekkim narzędziu do zadań, które nie próbuje też być twoją listą do przeczytania. Utrzymywanie dwóch kroków oddzielonych, zamiast oczekiwania, że jedno narzędzie robi obydwa, to dokładnie to, co sprawiło, że sześciotygodniowa wersja tego naprawdę się chwytała. Streszczenie czyta się szybko. Action item decydujesz ręcznie. To rozdzielenie warte swojej wagi.

To nie sprawa przeciwko narzędziom do podsumowania. Synteza 150-słowna z 2000-słownego artykułu to wciąż najszybszy sposób, żeby zdecydować, czy coś zasługuje na dziesięć więcej minut twojego czasu. To sprawa przeciwko oczekiwaniu, że ta synteza też zrobi trudniejsze zadanie o tym, co zmienia się w twoim tygodniu, bo to zadanie potrzebuje innego, celowo mniejszego kontenera, zbudowanego do trzymania jedenastu pozycji zamiast stu czterdziestu.

Sześciotygodniowy test: co się stało, kiedy śledziłem to ręcznie

Uruchomiłem to przeciwko każdemu artykułowi, który zapisałem przez sześć tygodni, około 140 linków. Jedenaście wyprodukowało action item pod regułą jednego ruchu. Z tych jedenastu osiem zostało zrobione przed wyszczególnionym terminem, co jest współczynnikiem ukończenia, którego żaden system produktywności, który próbowałem, nawet się nie zbliżył, głównie dlatego, że było tak mało zadań, żeby ich nie ukończyć.

Rozbijając te jedenaście po źródłach jest tam, gdzie się robi ciekawie. Sześć przyszło z newsletterów, które czytałem w tym samym tygodniu, w którym się pojawiły. Trzy przyszło z długoformatowych tekstów, które zapisałem i do których wróciłem w ciągu miesiąca. Ostatnie dwa przyszły z artykułów, na których siedziałem przez ponad dziewięćdziesiąt dni, co sugeruje, że puszenie czegoś na liście do przeczytania nie dyskwalifikuje go z wytworzenia prawdziwego zadania, to po prostu sprawia, że ostateczny przegląd jest wolniejszy.

Trzy, które przegapiły swój termin, wszystkie dzieliły tę samą wadę z perspektywy czasu: były action itemami w formie, ale nie w istocie, zadaniami, które zapisałem, bo reguła wymagała werdyktu, nie dlatego, że artykuł rzeczywiście je zarobił. Uczciwym naprawieniem było nie lepszy system przypomnień. Było wróżenie i oznaczenie ich "nic", tydzień później, i bycie z tym dobrze.

Pozostałe 129 linków dostało streszczenie i nic innego, i to było w porządku. Punkt nigdy nie był wydobycie więcej z mojego czytania. Było przerwanie udawania, że czytanie i robienie to ten sam ruch, i płacenie kosztu zadania tylko wtedy, gdy artykuł rzeczywiście go zarobił.

To nie mądrzejsze streszczenie. To mniejsza, uczciwa lista.

Instynkt, stojąc przed przepełnioną listą artykułów do przeczytania, to szukanie lepszego narzędzia do podsumowania, szybszego czytnika, mądrzejszego narzędzia. Żadne z nich nie dotyka rzeczywistego problemu, którym jest to, że większość tego, co się zapisuje, nigdy nie zamieni się w pracę, i udawanie innego jest dokładnie tym, co sprawia, że lista czuje się jak dług.

Jedenaście zadań z 140 artykułów to nie zniechęcająca liczba. Bliżej jest to prawdzie, ile z tego, co czytamy, jest przeznaczone do zmiany, co robimy dalej. To proporcja, którą wielu ludzi nigdy nie zmierzy, bo biorą za pewnik, że każdy artykuł powinien coś zmienić. Ale czytanie i działanie to inne rzeczy. Czytanie powiększa. Działanie zmienia. Działanie wymaga zobowiązania. Rozdzielenie tych dwóch jest całą sztuką.