Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja: Kurangi yang Masuk

Cara meningkatkan produktivitas kerja, dalam satu kalimat: berhenti menghitung apa yang Anda selesaikan dan mulai menghitung apa yang Anda izinkan masuk. Sebagian besar jam yang hilang bukan karena pekerjaan yang lambat. Penyebabnya adalah bacaan yang tidak direncanakan, pesan yang dibalas setengah-setengah, dan tab yang dibuka "nanti saja". Kurangi arus masuk, sisihkan satu blok waktu yang dilindungi, dan hasilnya akan mengikuti.

Klaim ini lebih kecil daripada kebanyakan nasihat. Namun Anda bisa mengujinya sebelum Jumat.

Ke mana sebenarnya hari kerja pergi?

Beberapa bulan lalu saya mencatat selama dua minggu setiap kali berpindah tugas, satu baris per perpindahan. Pada hari keempat polanya memalukan: pekerjaannya sendiri baik-baik saja. Perpindahannyalah masalahnya.

Penelitian paling dikenal soal ini berasal dari Gloria Mark di UC Irvine. Timnya mengamati pekerja kantoran dan menemukan bahwa orang rata-rata membutuhkan sekitar 23 menit untuk kembali ke tugas setelah terganggu, seperti dirangkum dalam artikel Fast Company tentang biaya perpindahan tugas. Anggap angka itu sebagai perkiraan kasar. Studi aslinya melaporkan variasi yang lebar, dan gangguan singkat dalam proyek yang sama jauh lebih murah daripada loncatan ke hal yang sama sekali tidak terkait.

Yang tetap bertahan dari semua catatan itu adalah bentuk masalahnya. Berpindah tugas murah untuk dimulai dan mahal untuk dipulihkan. Dalam data tersebut, kira-kira separuh perpindahan datang dari diri sendiri.

Poin kedua ini penting. Jika separuh gangguan berasal dari Anda sendiri, aturan kotak masuk yang lebih baik tidak akan memperbaiki hari Anda.

Mengapa daftar tugas yang panjang justru memperburuk keadaan?

Daftar tugas adalah antrean tanpa tekanan balik. Apa pun bisa ditambahkan, tidak ada yang harus keluar, dan setiap kali Anda melihat sebuah item, itu memerlukan keputusan kecil.

Dulu saya memegang daftar sekitar enam puluh item. Setiap pagi saya membukanya, merasa sibuk, lalu memilih yang paling mudah. Item yang penting dan sulit duduk di posisi empat puluh satu selama tiga minggu.

Perbaikannya bukan aplikasi yang lebih bagus. Melainkan daftar yang lebih pendek dengan satu aturan: tiga item untuk hari itu, ditulis malam sebelumnya, dan salah satunya membuat tidak nyaman. Semua yang lain masuk ke catatan parkir yang saya baca seminggu sekali dan sebagian besar saya hapus.

Hindari sistem yang meminta Anda memberi warna pada setiap item. Pengkategorian akhirnya menjadi pekerjaan itu sendiri.

Seperti apa blok fokus yang sebenarnya?

"Kerja mendalam" sudah menjadi slogan, jadi inilah versi yang tidak glamor. Satu blok, sembilan puluh menit, di jam yang sama setiap hari, dengan pusat notifikasi tertutup dan ponsel di ruangan lain.

Blok itu tidak harus di pagi hari. Saya memilih pertengahan pagi karena pada jam itu tim saya biasanya tenang. Pilih jam saat Anda paling kecil kemungkinan dibutuhkan, bukan jam saat Anda membayangkan diri sedang paling tajam.

Tiga detail menentukan berhasil atau tidaknya blok ini:

• Beri tahu satu orang di mana Anda berada, agar diam tidak terbaca sebagai ketidakhadiran.

• Tulis satu hasil yang dituju di kartu indeks sebelum mulai, supaya blok itu punya akhir.

• Simpan daftar pendek "hal yang dicari nanti" di dekat Anda, supaya pikiran yang meloncat tidak berubah menjadi tab peramban.

Yang terakhir adalah trik termurah yang saya tahu. Pikiran yang sudah dituliskan tidak perlu lagi Anda genggam.

Detail kecil ini terdengar sepele, tetapi di sanalah sebagian besar blok fokus gagal. Bukan karena kurang tekad, melainkan karena sebuah pikiran tiba-tiba teringat sesuatu dan tangan sudah membuka peramban sebelum Anda sempat menyadarinya.

Apakah membaca adalah biaya tersembunyi yang tidak pernah dihitung?

Tanyakan pada orang apa yang menyita minggu mereka, dan jawabannya biasanya rapat. Wajar. Namun ada tumpukan kedua yang jarang diukur: bacaan yang datang tanpa diundang. Buletin industri, utas panjang, tautan "layak dilihat" dari rekan kerja, laporan vendor yang masuk lewat tiga saluran.

Tidak ada yang mendesak. Semuanya terasa sedikit wajib. Maka semuanya tetap terbuka, dan tab-tab itu mengikuti Anda ke setiap blok yang coba Anda lindungi.

Aturan saya lugas. Setiap yang saya simpan untuk dibaca harus mendapat keputusan dalam seminggu: baca, ringkas, atau hapus. Antrean boleh pendek. Antrean tidak boleh berubah menjadi museum.

Ringkasan sering sudah cukup. Jika laporan setebal empat puluh halaman penting bagi Anda, pertanyaan pertama yang berguna adalah apakah laporan itu penting dalam 150 kata. Biasanya jawabannya memberi tahu Anda apakah perlu membaca sisanya. Jika Anda ingin alat untuk langkah itu, aplikasi baca-nanti dengan fitur sorot yang baik mengerjakan sebagian besar pekerjaannya.

Namun jujurlah tentang batasnya. Ringkasan memberi tahu apa yang dikatakan sebuah tulisan. Ringkasan tidak bisa memberi tahu apakah Anda percaya padanya. Untuk hal yang akan Anda tindaklanjuti, bacalah sumber aslinya.

Rapat mana yang bisa diganti dengan catatan tertulis?

Saya tidak menentang rapat. Yang saya tentang adalah rapat yang satu-satunya hasil adalah orang-orang kini mengetahui hal yang sama. Itu sebenarnya dokumen, bukan rapat.

Uji yang saya pakai: jika agendanya memuat kata seperti "perbarui" atau "bagikan" dan tidak ada kata seperti "putuskan", rapat itu mungkin cukup berupa catatan tertulis dengan kolom komentar yang dibuka selama sehari. Banyak tim sudah bekerja seperti ini, diam-diam.

Sebelum setiap rapat berulang, tanyakan satu hal: apa yang akan berubah jika rapat ini dibatalkan minggu ini? Jika jawabannya tidak ada, Anda sudah menemukan kandidat untuk catatan tertulis.

Ketika rapat tetap digelar, artefak yang berguna adalah catatannya. Seseorang harus bisa melewatkan rapat dan tetap tahu apa yang diputuskan, siapa memegang apa, dan kapan tenggatnya. Merekam dan membuat transkrip membantu, selama ada yang benar-benar membaca hasilnya. Bagian itulah yang sering dilupakan.

Jika rapat Anda sebagian besar dengan pihak luar, alat transkrip sederhana sudah cukup. Anda tidak perlu platform. Anda hanya perlu berkas teks yang bisa dicari dan akan Anda buka pada hari Kamis.

Satu peringatan. Transkrip menciptakan tumpukan bacaannya sendiri. Jika Anda merekam semuanya tetapi tidak membaca satu pun, Anda hanya menukar satu tumpukan dengan tumpukan lain. Tentukan lebih dulu rapat mana yang layak mendapat transkrip dan mana yang cukup dengan tiga baris catatan.

Seberapa besar sebaiknya Anda mengandalkan asisten AI?

Dipakai secara sempit, asisten AI menghilangkan gesekan pada tugas yang sudah Anda pahami: menyusun draf pertama surat rutin, merapikan catatan kasar, atau mengambil poin tindakan dari utas panjang. Dipakai secara luas, ia menghasilkan banyak teks yang terdengar kompeten, yang tetap harus diperiksa oleh seseorang.

Aturan kerja saya: gunakan asisten ketika jawaban yang salah mudah dikenali dan hanya merugikan waktu. Merapikan format dokumen: silakan. Merangkum kontrak yang harus Anda tandatangani: bacalah kontraknya.

Apa pun alatnya, ukur selama dua minggu. Jika Anda tidak bisa menyebutkan berapa menit yang dihemat, kemungkinan alat itu tidak menghemat apa-apa dan hanya menambah langganan.

Ukuran sederhana ini membuat penilaian terhadap diri sendiri lebih jujur. Alat yang terasa produktif sering kali hanya memberi rasa sibuk yang baru.

Bagaimana cara menangani email dan chat tanpa tenggelam di dalamnya?

Perlakukan keduanya sebagai surat, bukan percakapan. Tiga waktu cek per hari, misalnya pukul 10.00, 13.00, dan 16.30, masing-masing dibatasi sepuluh menit. Apa pun yang membutuhkan lebih dari dua menit menjadi satu baris di catatan parkir, bukan balasan seketika.

Orang khawatir cara ini terlihat lambat. Dari pengalaman saya, cara ini justru terlihat dapat diandalkan. Rekan yang selalu membalas dalam tiga jam lebih mudah diajak merencanakan daripada yang membalas dalam tiga menit pada Senin dan tiga hari pada Kamis.

Pada minggu pertama, catat berapa kali Anda tergoda membuka pesan di luar jam itu. Angkanya biasanya mengejutkan, dan dari angka itulah perubahan kebiasaan dimulai.

Sampaikan ekspektasi sekali, secara tertulis. Satu baris di status atau tanda tangan email, misalnya "Saya memeriksa pesan pukul 10.00, 13.00, dan 16.30; telepon jika tidak bisa menunggu", sudah menghilangkan sebagian besar rasa bersalah. Baris itu juga memperlihatkan betapa sedikit hal yang benar-benar tidak bisa menunggu.

Seperti apa seminggu yang realistis?

Ini versi saya, yang sudah dipangkas. Senin pagi, tiga puluh menit untuk mengosongkan catatan parkir dan menetapkan satu hasil utama minggu itu. Setiap hari, tiga item yang ditulis malam sebelumnya dan satu blok sembilan puluh menit. Rabu, sesi keputusan untuk bacaan yang disimpan: baca, ringkas, atau hapus. Jumat sore, lima menit untuk menghitung item yang selesai dan tab yang tersisa.

Totalnya di bawah dua jam per minggu untuk pengelolaan, dan sebagian besar menggantikan waktu yang dulu saya habiskan dengan perasaan tertinggal.

Sistem ini tidak akan bertahan di minggu krisis, dan memang tidak perlu. Ketika peluncuran atau gangguan sistem mengambil alih, hentikan ritualnya dan simpan hanya daftar tiga item. Mulai lagi pada Senin berikutnya tanpa menceramahi diri sendiri.

Harapkan dua minggu pertama terasa lebih lambat. Anda menghilangkan kepuasan kecil dari menyelesaikan hal-hal mudah, dan penggantinya adalah pekerjaan yang lebih sulit tetapi dilakukan lebih jarang. Ketidaknyamanan itu tanda bahwa sistemnya bekerja.

Apa yang sebaiknya dihindari?

Daftar pendek, karena opini lebih murah daripada sistem.

• Hindari ritual perencanaan yang lebih lama daripada rencana yang dihasilkannya.

• Hindari jendela chat yang selalu terbuka. Cek pada jam tertentu, seperti surat.

• Hindari alat yang menjanjikan pengaturan otomatis untuk segalanya. Anda tetap harus mengatur si pengatur.

• Hindari memeriksa email begitu bangun, kecuali pekerjaan Anda memang email.

• Hindari membandingkan output Anda dengan sorotan rutinitas pagi orang lain.

Tidak ada yang ini bersifat keras. Intinya hanyalah lebih sedikit keputusan per jam.

Bagaimana Anda tahu ini berhasil?

Jangan ukur jam kerja. Ukur dua hal: berapa dari tiga item harian yang selesai, dan berapa tab serta item belum dibaca yang Anda bawa ke Jumat.

Periksa keduanya pada Jumat sore, dalam lima menit, dengan buku catatan biasa. Jika angka pertama naik dan angka kedua turun selama tiga minggu, perubahannya nyata. Jika tidak ada yang bergerak, ubah satu hal saja, yaitu durasi blok atau panjang daftar, lalu jalankan lagi.

Saya masih sering tergelincir. Bulan lalu catatan parkir saya kembali tumbuh menjadi empat puluh item dan saya merasa tertinggal seminggu tanpa alasan yang jelas. Menghapus tiga puluh di antaranya memakan waktu sepuluh menit.

Produktivitas kerja yang lebih baik sebagian besar soal apa yang Anda izinkan masuk. Mulailah dari sana, dan jaga kebiasaannya lebih kecil daripada ambisinya.